ГФД: Офис-менеджера

Профиль должности «Офис-менеджер»

Офис-менеджер компании:
Задача офис-менеджера управлять офисными операциями, расписанием и координацией мероприятий, административными задачами, координацией коммуникаций, офисными ресурсами.
Менеджер - человек, который управляет определенными функциями в рамках своих компетенций. Он отвечает за планирование и организацию своей работы, а также за контроль своих задач и оценку своих результатов.
Офис — это специализированное помещение (или отдельное здание), предназначенное для организации рабочих мест сотрудников компании.

Ценный конечный продукт:
Организованное и функционирующее офисное пространство, в котором все административные процессы налажены, сотрудники обеспечены необходимыми ресурсами, а коммуникация внутри команды осуществляется эффективно.

Административный процессы - повседневные действия и задачи, связанные с обслуживанием офисного здания, финансовым планированием, ведением документации и выставлением счетов.
Ресурсы - всё, что используется для достижения целей и обеспечения деятельности предприятия.
Эффективная коммуникация – продуктивное взаимодействие между сотрудниками, обмен информацией и идеями, а также координация задач и проектов.

Статистика должности:
Количество просроченных задач, выполненных несвоевременно. Количество инцидентов, связанных с недостаточной организацией рабочего пространства сотрудников.

Идеальные картины:
  • 100% всех поставленных задач выполнены качественно и в требуемый срок
  • Офисное пространство находится в чистоте и порядке, все оборудование функционирует
  • Рабочие места сотрудников полностью укомплектованы всем необходимым для работы
  • Вся требуемая канцелярия закупается своевременно и по самым лучшим ценам
  • Все договоры с партнерами и контрагентами подготовлены без ошибок
  • Все счета от поставщиков получены, проверены и отданы на оплату
  • Вся отчётность подготовлена и передана руководителю своевременно и без ошибок

Технология работы:
  • В начале рабочего дня офис проверен на предмет чистоты и функционирования
  • Задачи от руководителя приняты в работу и выполняются
  • Все планируемые встречи в офисе зафиксированы в расписании
  • Остатки канцелярии и офисных принадлежностей проверены и учтены
  • Необходимая канцелярия и офисные принадлежности заказаны
  • Финансовая отчетность по закупкам заполнена
  • Договоры с партнерами заполнены и отправлены руководителю на подпись
  • Все клиенты и контрагенты встречены и проведены в переговорную

Кому подчиняется:
  • Собственнику компании

Полномочия:
  • Предлагать клиентам и контрагентам напитки и угощения
  • Самостоятельно заказывать требуемые офисные принадлежности в рамках утвержденного бюджета

Функционал:
  • Наведение и соблюдение чистоты и порядка в офисе
  • Встреча клиентов и контрагентов в офисе, предложение им напитков и угощений
  • Проверка исправности работы оборудования, организация его ремонта или заказа нового оборудования при необходимости
  • Контроль наличия требуемых офисных принадлежностей, своевременный заказ заканчивающихся расходных материалов
  • Выполнение задач руководителя
  • Ведение учёта офисных ТМЦ, финансовой и другой отчетности
  • Ведение документооборота
  • Ведения расписания встреч
  • Получение счетов для закупки материалов для ремонта, контроль их оплаты
  • Организация доставки материалов на объекты

Требования к должности:
  • Продвинутый пользователь ПК (MS Office, Google Docs, любая CRM или 1С)
  • Опыт работы офис-менеджером (приветствуется опыт работы от 1 года)
  • Грамотная письменная и устная речь
  • Личные качества: эмпатичный, коммуникабельный, энергичный, целеустремленный, высокий IQ, харизматичный, ответственный, замотивированный на высокий заработок, опрятный внешний вид

Условия: