Порядок оформления штатного расписания

По ТК РФ штатное расписание (ШР) – документ учета, который содержит информацию о структуре предприятия, составе, численности сотрудников, их должностях, окладах, квалификации. Запросить его во время проверки могут ПФ РФ, трудовая инспекция (ГИТ), налоговые органы, ФСС. Документ нужен юридическим лицам, ИП, в компаниях которых работают сотрудники на постоянной основе.

Для чего необходимо и кому не нужно

Документ требуется не только для представления контролирующим органам во время проверок. Штатное расписание необходимо предприятию по многим причинам:

• для визуализации структуры организации, общего количества и числа работников по подразделениям, отделов, расчета заработной платы. Важно, чтобы наименования должностей в ШР и трудовых контрактах совпадали;
• экономического и кадрового анализа деятельности компании и ее отделов;
• штатное расписание – это документ, который напоминает о вакансиях. В нем можно всегда посмотреть незанятые служебные места.

Часто компании вынуждены проводить сокращения. В такой ситуации кадровый документ помогает защитить интересы, права работодателя при судебных спорах, которые возникают при подаче исков сокращенными сотрудниками. ШР доказывает, что руководитель не имел возможности предоставить работнику другую должность.

В документ не нужно вносить:

ИП, которые нанимают сотрудников. Согласно закону он не относится к категории рабочих в отличие от руководителя акционерного общества, другого юрлица;
подрядчиков, которые устроились для оказания разовых услуг по контрактам гражданско-правового характера (ГПХ). Взаимоотношения с ними регулируются ГК РФ, а штатное расписание – ТК РФ.

Штатное расписание образец и бланк формы Т-3

Если ЮЛ или ИП планирует подписывать трудовые контракты даже с одним–двумя работниками, то сначала составляется ШР. Статья 15 и статья 57 ТК РФ, где фигурирует термин «штатное расписание», дает определение трудовым отношениям и функциям сотрудников. В большинстве случаев документ подлежит проверке со стороны трудовой инспекции.
С начала 2013 года предприятия, которые ведут коммерческую деятельность, не должны оформлять кадровую документацию по утвержденным формам. Компании могут использовать для работы самостоятельно созданные бланки. Но большинство специалистов по кадрам признает, что форма Т-3 – привычный, удобный вариант создания ШР. Она включает все нужные данные, поэтому большая часть предприятий применяют Т-3.
Бланк формы и порядок заполнения регламентирован постановлением № 1 от 05.01.2004 Госкомстата РФ.

Требования к документу и как заполнить

ШР («штатка») должно содержать достоверную информацию и включать список структурных подразделений, число штатных единиц, название должностей, профессий с уточнением квалификаций, суммы зарплаты по каждой должности, другие данные. Новое штатное расписание составляется поэтапно:
Наименование компании и код по ОКПО. Служба государственной статистики автоматически присваивает его компаниям. Посмотреть код можно на сайте Росстата.

• Порядковый номер документа, дата оформления.
• Дата, с которой ШР вступает в силу.
• Номер и дата приказа, в котором ШР было утверждено.
• Число работников на каждой должности.

Заполнение бланка

Самая трудоемкая и сложная часть работы связана с заполнением десяти столбцов в таблице:

• Название структурного подразделения. В графе указывается наименование отдела предприятия: бухгалтерия, экономический, инженерный, отдел кадров, другие.
• Код отдела. Он определяется компанией самостоятельно.
• Должность. Указывается специальность или тип квалификации работника.
• Количество штатных единиц. Цифры в графе не всегда бывают целыми. Лица, которые работают в организации на половине ставки, отмечаются как 0,5. При заполнении учитывается, что одна штатная единица равна одной ставке.
• Тарифная ставка. В полях ставится только оклад сотрудника в месяц. Система оплаты труда регулируется локальными приказами, другими нормативными актами компании, трудовыми, коллективными контрактами. Необходимо учитывать при заполнении штатного расписания оклад у одинаковых должностей должен совпадать. Иногда присутствует необходимость поставить у работников, которые занимают одну и ту же должность, разные оклады. В этой ситуации вводятся новые должности. Пример: инженер, младший инженер, старший инженер, ведущий инженер. В штатном расписании запрещено указывать вилку (интервал) окладов. Пример: от 40 000 до 50 000 рублей.
• В столбцах под номерами от 6 до 8 указываются надбавки. В полях проставляются премии, дополнительные платы, которые выплачиваются регулярно и положены работникам. Если таковые отсутствуют, то поля не заполняются. Примеры доплат: «северные надбавки», плата за степень ученого. При необходимости надбавки указываются в процентах от ежемесячного установленного оклада или как коэффициент. В штатном расписании допускается не указывать все выплачиваемые сотрудникам премии.
• Итоговая сумма оплаты труда сотруднику в месяц. В поле ставится сумма из граф 5–8.

В последнем столбце таблицы кадровым работником указываются примечания.
Для наглядного примера можно скачать образец штатного расписания на 2024 год можно в системе Консультант Плюс по ссылке. ШР подписывается начальником отдела кадров, главным бухгалтером или другими уполномоченными лицами. Круглая печать на бланке не ставится.
Порядок принятия «штатки»
Документ оформляется уполномоченным лицом. Часто ШР составляется специалистами по кадрам, бухгалтерами, заместителями или самими руководителями. При оформлении учитываются нормы ТК РФ, внутренние руководящие документы организации:

• утвержденный устав;
• при наличии структура компании;
• учетная политика;
• профессиональные стандарты;
• заверенные расчеты окладов работников в месяц;
• другие документы, включая приказы руководящего состава.

Структура предприятия – разновидность кадрового документа, которая представлена в виде схемы отделов, их подчиненности, взаимосвязи. Форма не относится к категории обязательных. Но она позволяет быстро оформить штатное расписание и сориентироваться в структуре компании при необходимости. Это особенно актуально для крупных организаций.

Чтобы ШР вступило в силу, необходим приказ об утверждении штатного расписания. Его подписывает руководитель компании или другие уполномоченные лица: заместители.
 

У штатного расписания отсутствует срок действия. Если в течение нескольких лет работы компании в кадровой деятельности ничего не менялось, то переделывать документ не нужно. Но при изменении оклада, открытии подразделения, появлении новой должности в штатное расписание вносятся корректировки.

Как внести изменения в ШР

Изменения в документ обязательно вносятся в следующих случаях:

• появление, упразднение, переименование должностей;
• изменение ежемесячных окладов и суммы надбавок;
• изменение структуры предприятия – открытие новых, закрытие, переименование отделов;
• увеличение или уменьшение числа сотрудников, штатных единиц.

Действующее законодательство не регламентирует порядок и правила внесения корректировок в кадровый документ. Изменение штатного расписания можно осуществить двумя способами:

• Создание нового документа и его утверждение приказом. Новое ШР будет действовать вместо предыдущего.
• Исправление действующего документа. Для этого издается и подписывается приказ о внесении корректировок в штатное расписание.

Работодатель имеет право совмещать оба метода. При незначительных изменениях: удалении, добавлении новой, смены названия должности, увеличении или снижении количества штатных единиц, ежемесячной оплаты труда, рекомендуется вносить изменения. Если в компании произошли более масштабные кадровые изменения, то стоит составить новую «штатку». Не стоит забывать про последующее утверждение штатного расписания.

Нередко компаниями практикуется способ «подведения итогов». В этом случае предполагает обобщение корректировок, которые были внесены в течение 12 месяцев отдельными приказами. А с 1 января следующего года утверждается новый кадровый документ, в котором учитываются все правки, внесенные за прошедшие 12 месяцев.